Verantwoordelijke

Sonnen Stark GmbH, Morsestraße 6, 48432 Rheine, Duitsland. Directeur: Bastian Kuhlmann. Privacyvragen: info@vlamshield.nl.

Hosting en verbindingsgegevens

De website en aanvraagfunctie worden gehost door ALL-INKL.COM – Neue Medien Münnich, Hauptstraße 68, 02742 Friedersdorf, Duitsland. Bij een bezoek worden noodzakelijke gegevens verwerkt, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde URL en browserinformatie. Ons gerechtvaardigd belang is een veilige, betrouwbaar bereikbare website (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Dienstverleners ontvangen gegevens voor zover nodig voor hosting, e-mail en technisch beheer.

Cookies en lokale opslag

Wij bewaren uw keuze voor statistieken 70 dagen in de noodzakelijke cookie vlamshield_consent (art. 6 lid 1 onder f AVG: gerechtvaardigd belang om uw keuze te respecteren; technisch noodzakelijke opslag). Toestemming en weigering worden even lang bewaard. U kunt uw keuze altijd wijzigen via „Privacy-instellingen” in de voettekst. Zonder toestemming laden we Google Analytics niet en sturen we ook geen meetgegevens zonder cookies naar Google. Lettertypen en afbeeldingen worden lokaal geladen. De AI-adviseur gebruikt geen cookies of Local Storage: het gesprek blijft in het werkgeheugen van de geopende pagina, kan via „Chat wissen” worden verwijderd en wordt bij herladen gereset. De taalkeuze staat in de URL.

Google Analytics – alleen met toestemming

Met uw toestemming gebruiken we Google Analytics 4 van Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ierland, voor statistieken over paginaweergaven, herkomst van bezoeken en gebruik van onze inhoud. Rechtsgrondslag is art. 6 lid 1 onder a AVG; voor niet-noodzakelijke cookies vragen we vooraf toestemming. Verwerkt worden bezochte pagina’s, tijdstippen, pseudonieme cookie-identificaties en basisgegevens over browser en apparaat. Het IP-adres wordt technisch aan Google doorgegeven; Google stelt dat dit in GA4 niet wordt gelogd of opgeslagen. Zoekparameters en fragmenten worden uit de pagina-URL verwijderd; als verwijzing geven we hoogstens het herkomstdomein door. Chatteksten en contactformuliergegevens sturen we niet naar Analytics. Google-signalen, advertentiepersonalisatie en automatische registratie van formulierinteracties staan uit. De cookies _ga en _ga_VGZXW50R50 zijn ingesteld op maximaal 70 dagen vanaf plaatsing, zonder automatische verlenging bij elk bezoek. Gebeurtenisgegevens worden in Analytics na twee maanden verwijderd; geaggregeerde standaardrapporten kunnen langer blijven bestaan. Verwerking door verbonden ondernemingen, met name in de VS, is mogelijk. Googles verwerkingsvoorwaarden voorzien afhankelijk van de overdracht in adequaatheidsbesluiten of standaardcontractbepalingen. U kunt toestemming altijd intrekken via de privacy-instellingen; verdere metingen stoppen dan en de Analytics-cookies worden verwijderd. Dit heeft geen invloed op de rechtmatigheid van eerdere verwerking. Google Search Console gebruiken we apart voor geaggregeerde zoekprestatiegegevens; hiervoor laden we geen bezoekerstrackingcode op deze website.

AI-projectadviseur

Pas wanneer u een vraag verstuurt, verzendt onze server de vraag, een beperkte gesprekscontext en passende openbare vakinformatie naar de OpenAI-API. Voor klanten in de EER is OpenAI Ireland Ltd. met verbonden ondernemingen de aanbieder. Dit dient de door u gevraagde beantwoording en projectoriëntatie (artikel 6 lid 1 onder b AVG bij precontractuele aanvragen; anders artikel 6 lid 1 onder f AVG, het belang om zakelijke vragen te beantwoorden). Deel geen vertrouwelijke informatie of contactgegevens in de chat. Het contactformulier staat hier los van. Geselecteerde afbeeldingen en PDF-pagina’s worden in de browser verkleind tot pagina-afbeeldingen; bij PDF’s wordt ook een begrensd tekstfragment verwerkt. TXT-bestanden worden als begrensde tekst gelezen. Pas bij het versturen van uw vraag gaan deze inhoud en bestandsnamen via onze server naar OpenAI. Bijlagen blijven in het werkgeheugen van de browser geselecteerd totdat u ze verwijdert, de chat wist of de pagina verlaat, en worden bij vervolgvragen opnieuw meegestuurd. Onze server maakt geen bestandsarchief. Bijlagen worden niet automatisch aan projectaanvragen toegevoegd of in het CRM opgenomen. Verwijder vooraf persoonlijke en vertrouwelijke gegevens.

OpenAI: opslag en verwerking buiten de EER

We gebruiken de API met uitgeschakelde opslag van antwoorden (store=false). Dit betekent niet dat OpenAI helemaal geen gegevens bewaart: beveiligingslogboeken kunnen volgens de aanbieder doorgaans maximaal 30 dagen, en om wettelijke of veiligheidsredenen langer, worden bewaard. API-inhoud wordt standaard niet voor modeltraining gebruikt. Uitsluitende EU-verwerking of Zero Data Retention is niet ingesteld. Verwerking kan met name in de VS plaatsvinden. OpenAI’s verwerkersovereenkomst voorziet voor noodzakelijke doorgiften in standaardcontractbepalingen of toepasselijke adequaatheidsbesluiten.

Projectaanvragen en e-mail

Wanneer u via de adviseur een projectaanvraag verstuurt, ontvangen wij uw e-mailadres, bericht en vrijwillige gegevens zoals naam, bedrijf en telefoonnummer. De aanvraag wordt afgeschermd op onze hosting opgeslagen en voor behandeling aan ons postvak doorgegeven. Het chatgesprek wordt niet automatisch toegevoegd; formuliergegevens gaan niet naar OpenAI. Het contactformulier verstuurt uw aanvraag ook direct aan ons. De gegevens en de website van herkomst worden voor behandeling samengebracht in ons gezamenlijke klantenbeheer (Twenty). Rechtsgrondslag is artikel 6 lid 1 onder b AVG voor voorbereiding en uitvoering van een overeenkomst; bij zakelijke contactpersonen en overige vragen artikel 6 lid 1 onder f AVG. Zonder e-mailadres kunnen wij een schriftelijke aanvraag niet beantwoorden. Overige gegevens zijn vrijwillig.

Bewaartermijnen en misbruikbeperking

Onze chatdienst houdt geen blijvend gespreksarchief bij. Voor misbruikbeperking gebruikt hij dagelijks wisselende pseudonieme kenmerken op basis van het IP-adres en aanvraagtellers; de dagkenmerken worden op de volgende gebruiksdag overschreven. Een maandelijks kostentotaal zonder persoonskoppeling blijft voor budgetbewaking. Doel is bescherming tegen misbruik (artikel 6 lid 1 onder f AVG). Projectaanvragen bewaren wij voor behandeling en noodzakelijke vervolgvragen. Niet meer benodigde gegevens worden verwijderd; wettelijke bewaartermijnen voor relevante zakelijke en contractstukken blijven gelden. Technische hostinglogboeken dienen uitsluitend bedrijfsvoering, foutanalyse en beveiliging en worden verwijderd zodra zij daarvoor niet meer nodig zijn.

Uw rechten

Onder de AVG heeft u rechten op inzage, correctie, verwijdering, beperking en overdraagbaarheid. Bij verwerking op basis van gerechtvaardigd belang kunt u wegens uw bijzondere situatie bezwaar maken. Voor zover verwerking op toestemming berust, kunt u die voor de toekomst intrekken. U kunt een klacht indienen bij een toezichthouder, zoals LDI Nordrhein-Westfalen of de Autoriteit Persoonsgegevens. Neem hiervoor contact op via info@vlamshield.nl. Er vindt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen plaats. De AI-adviseur geeft vrijblijvende informatie; offertes en technische projectbeslissingen worden afzonderlijk behandeld.

Meer informatie

OpenAI Data Processing Addendum
OpenAI API · Data controls
LDI Nordrhein-Westfalen
Autoriteit Persoonsgegevens